Digitalisierung in der Personalabteilung – Warum der Human Factor nicht wegzudenken ist

Personalabteilungen sind klassischerweise geprägt von vielerlei festen Prozessen. In vielen Unternehmen laufen Kernprozesse (z.B. Gehaltszahlung, Urlaubsbuchung, Krankmeldung) bereits digital ab. Doch technologische Neuerungen bieten immer weitere Möglichkeiten zur Digitalisierung, auch in Personalabteilungen.

Gemeinsam mit Prof. Dr. Manfred Mühlfelder, Professor für Psychologie an der SRH Fernhochschule, werden wir einen Blick auf den Digitalisierungsstand deutscher Personalabteilungen und die Frage, wie wichtig trotz Digitalisierung der Human Factor ist.

Digitalisierung in Personalabteilungen

Auch über die Kernprozesse hinaus gibt es vielfältige Möglichkeiten, Personalarbeit zu digitalisieren. „Viele Unternehmen haben angefangen, den Nutzen und die Risiken von digitalen Lösungen und Anwendungen zumindest pilothaft auszuprobieren. Dazu zählen etwa Chatbots mit personalspezifischen Themen oder Recruiting in den sozialen Medien,“ weiß Prof. Dr. Mühlfelder.

Die Digitalisierung und Automatisierung von Routineprozessen in der Personalarbeit bietet sowohl den Mitarbeitenden als auch den Personalverantwortlichen viele Vorteile, etwa eine gesteigerte Schnelligkeit und Effizienz der Abläufe. „Gleichzeitig sollten zentrale Prozesse wie Personalgewinnung, -auswahl- und -entwicklung nicht vollständig digitalisiert werden,“ rät Prof. Dr. Mühlfelder, „weil Mitarbeitende immer als Person angesprochen werden möchten. Außerdem ist gerade bei kreativen und komplexen Aufgabenstellungen immer noch der „human factor“ gefragt.“

Der Human Factor

Der „human factor“ bezieht sich in diesem Fall auf die menschlichen Aspekte bei der Verwaltung und Führung der Mitarbeitenden. Im Angesicht leistungsstarker technischer Systeme bekommen typisch menschliche Fertigkeiten eine immer stärkere Bedeutung. Dazu zählen etwa Empathie, Kommunikation, Konfliktmanagement oder Problemlösefähigkeit. Es geht beim human factor darum, menschliche Fähigkeiten und Fertigkeiten zu erkennen und in die Gestaltung von Arbeitsprozessen und Organisationsstrukturen einzubeziehen, da nicht alles gänzlich digitalisiert und automatisiert werden kann. 

Digitalisierung von Personalentwicklungsmaßnahmen

Doch wie geht man nun vor, um eine neue Personalentwicklungsmaßnahme zu digitalisieren? „Zu Beginn sollte immer eine Standortbestimmung erfolgen und ein Zielbild formuliert werden. Was soll mit der Maßnahme erreicht werden? Welche Kompetenzen sollen die Mitarbeitenden im Laufe der Maßnahme weiterentwickeln? Zu welchem Zweck dienen diese Kompetenzen?“, so Prof. Dr. Mühlfelder. Diese konzeptionellen Überlegungen sind Kernaufgabe und -kompetenz von Personalentwickler:innen und lassen sich nicht gänzlich an Maschinen auslagern. „Ein Trainingsdesign selbst kann dann auch mit ChatGPT schnell und einfach erstellt werden“, so der Tipp vom Experten.

Personalentscheidungen und Künstliche Intelligenz

Die Digitalisierung spielt also nicht nur bei der Ausführung von Personalprozessen eine Rolle, sondern digitale Tools und Künstliche Intelligenz können bereits bei der Erstellung von Maßnahmen helfen. Da stellt sich die Frage: können KI und Algorithmen uns auch Personalentscheidungen abnehmen? Werden wir zukünftig Personalentscheidungen von Künstlicher Intelligenz treffen lassen?

„In begrenztem Ausmaß findet das bereits heute statt,“ so Prof. Dr. Mühlfelder. „Matching-Algorithmen sind bei vielen Online-Jobbörsen bereits im Einsatz. Dennoch bedarf es auch hier immer des human factor, um eine valide Personalentscheidung treffen zu können, egal ob im Recruiting, bei Beförderungen oder bei Entlassungen.“ Die Probleme sind also zu komplex und die Konsequenzen von falschen KI-Entscheidungen zu gravierend, als dass wir den Faktor Mensch dort als finalen Entscheidungsträger ausschließen sollten.

Mehr Informationen zum Thema, etwa zu Personalentwicklungs-Entscheidungen per statistischer Regression, sowie zu anderen spannenden Fragestellungen aus dem Bereich der digitalen Psychologie lesen Sie im Sammelband „Psychologie Digital: Chancen und Risiken der Digitalisierung in der angewandten Psychologie“. Studierende der SRH Fernhochschule können über SpringerLink kostenlos auf das Buch zugreifen.